Această secțiune ar trebui să specifice regulile referitoare la anularea programărilor. Iată câteva exemple:
Anulări cu 24/48 de ore înainte: Cele mai multe cabinete de psihologie cer ca anulările să fie făcute cu cel puțin 24 sau 48 de ore înainte de programare. Astfel, terapeutul are posibilitatea să rezerve acel interval de timp pentru un alt client.
Anulări târzii sau neprezentare: Dacă anularea are loc prea târziu sau dacă clientul nu se prezintă fără a anunța, se poate percepe o taxă de penalizare. Aceasta poate fi o sumă fixă sau un procent din valoarea ședinței. De obicei, acest procent este între 50-100% din prețul ședinței.
Excepții: E important să se menționeze și excepțiile în cazuri de urgență (cum ar fi situații medicale sau alte circumstanțe neprevăzute). Politica poate include o prevedere de scutire a penalizărilor în aceste cazuri.
Pentru a facilita o bună colaborare cu clienții, politica ar trebui să includă și reguli pentru reprogramarea ședințelor:
Reprogramare fără cost: În general, este permisă o reprogramare fără cost dacă este solicitată cu cel puțin 24/48 de ore înainte de ședință.
Reprogramare târzie: Pentru reprogramările solicitate cu mai puțin de 24/48 de ore înainte de ședință, se poate percepe o taxă, mai ales dacă există și o cerere mare pentru acel interval de timp.
În general, cabinetele de psihologie nu oferă „retur” pentru serviciile deja prestate, însă politica de retur ar putea specifica:
Restituire în caz de anulare: Dacă clientul a plătit în avans și anulează cu respectarea termenului de notificare (ex. cu 24 sau 48 de ore înainte), suma poate fi returnată integral sau păstrată sub formă de credit pentru o viitoare programare.
Retur parțial: Dacă anularea are loc mai aproape de ora programării, se poate oferi un retur parțial sau deloc, în funcție de politica stabilită.
Pentru clienții care achiziționează ședințe în pachet, politica ar trebui să includă detalii despre:
Valabilitatea pachetelor: Să se specifice durata de valabilitate a pachetului (ex. 3 sau 6 luni de la data achiziționării).
Anularea pachetului: În cazul în care clientul dorește să renunțe la pachet, se poate oferi un retur doar pentru ședințele neefectuate, minus o taxă administrativă, dacă este cazul.
Politica ar trebui să fie clar afișată:
Această politică de anulare și retur ajută la evitarea confuziilor, reduce șansele de pierdere financiară pentru terapeut și creează o relație profesională și corectă cu clienții.